現代の情報機器

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現代における文書電子化の概要と主な利点

現代における情報を記録する媒体には、紙を中心にしたアナログ型と電子的な記録方法を使ったデジタル型が挙げられます。特に近年では、環境資源の保護やデータ保存の長期化等といった需要の変化により、デジタル型のデータ保存への需要が増えています。 こうしたデータのデジタル化の一環として、文書電子化への動きが加速しつつあるとされます。従来は文書をデジタルデータ化する場合、スキャンによっていわゆる写真・画像形式のファイルとして保存する方法がありました。ただしこれでは内容を電子化しただけで、文書内容を検索したり確認したりする事務用途には不向きとなっていました。 それが現在では、OCRと呼ばれる光学文字認識機能の開発により、PDFに代表される文字列の機械処理可能な形式での保存が可能になってきています。その結果、電子化文書上の情報の検索や、データベース化などが容易となります。こうしたシステムは現在、OCRを扱う電機メーカーなどの企業から提供されています。

光学文字認識機能を使ったサービスの相場について

現代では電子化処理を行う場合、情報漏洩に関するセキュリティへの信頼性が期待できる業者に依頼して、紙媒体を預けて電子化データ媒体を受け取る、という手順があります。あるいは情報漏洩防止を万全にするため、OCR対応ソフトを導入し、社内で電子化業務をまかなう方法も挙げられます。 この際、業者やサービス内容によっては、電子化ファイルへのアクセス権限追加などのオプションが付いていたり、安全な紙媒体処分を実施したりするケースも挙げられます。 こうした電子化処理サービスの値段は、サービス内容ごとに差異があるとされていますが、一般的に1枚数円という単価から計算されると言われています。またOCRソフトを導入する場合は、ソフト単価で数千円から数万円程度の商品が多いとされます。